Naar hoofdmenuNaar hoofdinhoud

HomeThema'sDe cliënt centraalCliëntwetgeving

Veelgestelde vraag over de bewaartermijn van een cliëntdossier

De VGN krijgt regelmatig vragen over de bewaartermijn van (de onderdelen van) een cliëntdossier. Hieronder volgt een korte uiteenzetting van de algemeen geldende regels waar u rekening mee moet houden.

De huidige bewaartermijn van cliëntdossiers is 15 jaar, ingaand na afloop van de behandeling. Deze termijn geldt voor gegevens die verband houden met de gezondheid. Het gaat dan bijvoorbeeld om behandelgegevens van paramedici, psychologen, orthopedagogen die van belang zijn voor goede zorg en ondersteuning. Instellingen beschikken vaak ook over andere gegevens dan de gezondheidsgegevens van hun cliënten. Hierbij valt te denken aan financiële gegevens en administratieve gegevens, zoals uitkering of salaris, bankafschriften die van de cliënt afkomstig zijn. Daarnaast genereert de instelling eigen administratieve gegevens voor de betaling van de geleverde zorg.

In de praktijk beschikt de instelling aldus over gegevens die onder te verdelen zijn in:

  1. gegevens die zij zelf heeft gegenereerd en die direct verband houden met de zorg en ondersteuning aan de cliënt (gezondheidsgegevens). Deze worden 15 jaar bewaard;
  2. gegevens die de instelling niet zelf heeft gegenereerd, maar van de cliënt zelf heeft gekregen zoals financiële gegevens, bankafschriften. Deze worden zoveel mogelijk geretourneerd na het einde van de behandeling;
  3. gegevens die de instelling zelf heeft gegenereerd die nog wel verband houden met de zorg en ondersteuning, maar geen gezondheidsgegevens zijn (de financiële administratie); hiervoor geldt de bewaartermijn op grond van andere regels, bijvoorbeeld die voor de boekhoudplicht/ financiële verslaglegging. Voor dergelijke fiscale gegevens geldt over het algemeen een termijn van 7 jaar.
  4. overige gegevens. Niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk. 

Voor de cliëntdossiers van Bopz-instellingen geldt overigens een bewaartermijn van 5 jaar na afloop van de behandeling.

In beginsel kunnen alle stukken digitaal worden bewaard. In principe hebben digitale (gescande) stukken dezelfde bewijskracht als originele stukken. In het geval er gerede twijfel bestaat over de authenticiteit van de documenten, kan (bijvoorbeeld) de rechter verzoeken om de juistheid aan te tonen.

Indien het scannen van documenten op een zorgvuldige wijze plaatsvindt waarbij kan worden aangetoond dat er geen enkel verschil bestaat tussen het origineel en de kopie dan zou dat bij een procedure stand moeten kunnen houden. Er zijn bedrijven die dergelijke digitalisering van originele documenten faciliteren. Echter, een nauwkeurig beschreven proces van digitalisering door bepaalde personen binnen de instelling zelf zou ook kunnen volstaan. Van belang is mede de kwaliteit van de scan, dus bijvoorbeeld de leesbaarheid. In elk geval moet vastgesteld kunnen worden dat er geen discrepantie is tussen scan en origineel.

Voor vragen kunt u contact opnemen met mr. Kim Bavinck, juridisch beleidsmedewerker, tel: 030-27 39 731 of kbavinck@vgn.nl.

Icon TwitterLinkedIn IconIcon FacebookIcon Mail