“Zelf roosteren vanuit de cliëntvraag”
In Route 2020 is de ambitie van Zuidwester vastgelegd: verantwoordelijkheden lager in de organisatie neerleggen bij zelfverantwoordelijke teams, waardoor professionals meer regelruimte dichtbij de cliënt krijgen, meer tevredenheid over hun rooster en meer regie over hun eigen loopbaan. “Binnen het Praktijknetwerk arbeidstijden en roosteren kijken we of het mogelijk is medewerkers grotere arbeidscontracten te bieden op basis van de cliëntvraag en het zorgplan,” aldus Sandra Visser, projectmanager bij Zuidwester.
Vierwekelijks basisrooster
“Om te zorgen dat de juiste medewerker op de juiste tijd aan het werk is, maken we in de teams afspraken over het basisrooster. Dit basisrooster moet aansluiten bij de wensen en ondersteuningsbehoefte van cliënten enerzijds, en de werk-/privébalans van medewerkers anderzijds. Zo ontstaat een cyclisch basisrooster dat zorgt voor meer continuïteit in het team en hogere cliënt- en medewerkertevredenheid,” vertelt Sandra. “Om geplande en ongeplande verstoringen in het rooster op te kunnen vangen, zoals vervanging bij ziekte en vakantie, maken we afspraken en kan het team terugvallen op een flexbureau.”
De cliëntvraag als uitgangspunt
Op zich is deze insteek niet uniek. Wat wél bijzonder is, is dat Zuidwester de cliëntvraag als uitgangspunt neemt voor capaciteitsmanagement, en niet de normuren of financiële middelen die vanuit ZZP’s binnen komen. “Binnen de pilot gaan we met de zelfverantwoordelijke teams kijken naar de structurele ondersteuningsvragen van de individuele cliënt. Dat wordt vertaald in een zorgontwerp voor de locatie en van daaruit naar de benodigde kwaliteit en kwantiteit van medewerkers die daarvoor nodig is. Naast deze directe uren kijken we naar uren die nodig zijn voor bijvoorbeeld (team)ontwikkeling, taken vanuit zelfverantwoordelijkheid en gezondheidsmanagement. De totale tijd vormt de basis van het cyclisch rooster. De volgende stap is met het team kijken naar hoe zij dit kunnen invullen. Wat vinden de teamleden belangrijk en wat kan op basis van de cliëntvraag? Wil een medewerker bijvoorbeeld 32 uur werken omdat hij nog jong is, of juist minder werken om voor de kinderen te kunnen zorgen en kan dat binnen de locatie gebaseerd op de cliëntvragen? Als de contractgrootte meebeweegt met de levensfase van de medewerker wordt zowel de duurzame inzetbaarheid als de medewerkerstevredenheid verhoogd.”
Volop in beweging
Inmiddels zijn al 50 Zuidwester teams gestart met het project. Met interne trainers en coaches werken ze procesmatig aan het vertalen van de cliëntvraag naar cyclische basisroosters. “Het is een intensief traject en het vraagt veel van medewerkers. De eerste reacties verschillen erg per team. Wel is iedereen het er over eens dat het proces veel inzichtelijk maakt.” Aansluitend aan de sessies worden ook cliënten en verwanten uitgenodigd. “Belangrijk is dat,” zegt Sandra. “Medewerkers vertellen wat ze gedaan hebben, welke keuzes gemaakt zijn en wat knelpunten zijn. Als voorbeeld: stel dat elke cliënt tussen 7.00 en 8.00 uur gedoucht wil worden. Dan betekent dat wellicht dat er geen geld meer is voor een activiteit in het weekend. Het aangaan van de dialoog is van belang om elkaar te begrijpen en met elkaar te komen tot oplossingen bij knelpunten en uitdagingen.”
Naast de teamtrainingen bekijkt Zuidwester, vanuit het Praktijknetwerk arbeidstijden en roosteren, de komende maanden met een teamoverstijgend bureauonderzoek of het mogelijk is om medewerkers grotere (32 uur of meer) arbeidscontracten te bieden dan nu en welke factoren vanuit cliëntvragen en wet- en regelgeving daarbij bepalend zijn.
Enthousiast en spannend
Rien Koopman, OR lid: “De uitrol van capaciteits- en roostermanagement naast de invoering van zelfverantwoordelijke teams zorgt voor de nodige dynamiek binnen de organisatie. Sommige teams hebben het al aardig onder de knie, andere teams hebben er moeite mee omdat zij gewend zijn aan een andere structuur met verworven zekerheden. Als OR zijn we overtuigd van de voordelen op de lange termijn. We verwachten dat medewerkers, als zij regie hebben over hun eigen roosters, een betere balans krijgen over werk en privé waardoor het verzuim af zal nemen. Daarnaast hopen we dat we grotere contracten kunnen bieden waarmee we medewerkers kunnen binden. En uiteindelijk zorgt dat er ook voor dat cliënten er beter van worden omdat er meer duidelijkheid ontstaat.”
Zuidwester is een van de vier organisaties die deelnemen aan het Praktijknetwerk arbeidstijden en roosteren. Rond juni volgt een artikel over de voortgang van de pilot.
Auteur: Andrea Hodzelmans
