Zorgaanbieder ORO ontdekte in het project Huis van de Toekomst dat tachtig procent van de zorgvragen van cliënten op een andere manier ingevuld kan worden dan met een zorgmedewerker. Én dat dit zowel voor de cliënt als de medewerker veel prettiger is. Directeur bedrijfsvoering Charles van Eemeren vertelt erover.
- Dit verhaal vind je ook terug op deze pagina met voorbeelden en inspiratie over het anders organiseren van zorg.
Van Eemeren: ‘Een jaar of vier geleden zagen we bij ORO dat er van alles op de zorg afkwam. Dat we méér met mínder zouden moeten doen. De vraag was alleen: hoe? Daar sprak ik regelmatig over met onze bestuurder. Ongeveer in dezelfde periode kreeg ik bij toeval een app in handen die het zorgplan van een cliënt vertaalt in een dagprogramma. Cliënten kunnen op hun telefoon precies zien wanneer hun ouders op bezoek komen, of wanneer ze bijvoorbeeld boodschappen moeten doen. Dat leek interessant, dus ik vroeg aan een van onze cliënten die begeleid zelfstandig woont, of hij het wilde testen.’
Twee vliegen in één klap
De cliënt was heel positief over de app. Van Eemeren: ‘Hij zei dat hij echt veel zelfstandiger kon leven, en dat dát was wat hij wilde. Ook de begeleider was enthousiast. Hij zag dat zijn cliënt meer zelf kon doen, en dat hij pas in beeld kwam als er écht een zorgvraag was. Dat scheelde tijd, en belangrijker nog, als hij nu iets moest doen, was dat ook werk dat hem plezier gaf, dat veel dichter bij zijn eigenlijke vak lag. We hadden dus twee vliegen in één klap geslagen. De cliënt en de medewerker waren gelukkiger, en de zorg was efficiënter. En het bleek allemaal helemaal niet zo bedreigend als mensen soms vrezen.’
Op dit pad wilde ORO verder. Dat deed ze met het project Huis van de Toekomst. Van Eemeren: ‘Dit project bestond uit drie fases. Allereerst wilden we een goed model ontwikkelen op basis waarvan we de zorg vraaggericht konden organiseren. Dat betekent het antwoord vinden op vragen als: hoe brengen we de zorgbehoefte van cliënten in beeld, en hoe bedenken we daar vervolgens een antwoord op?’ Het vinden van een bureau dat daarbij kon ondersteunen, bleek nog niet eenvoudig. ‘Vrijwel alle bureaus die we benaderden wilden iets van een benchmark doen, om te kijken wat we konden leren van andere organisaties. Maar wij wilden juist fundamenteel anders organiseren. Rigoureus vanuit de zorgbehoefte gedacht. We kwamen uiteindelijk terecht bij Oldenburg Bonsèl, waar jonge mensen werken, die creatief meedenken.’
Samen ontwikkelden ze in de eerste fase een ondersteuningsmodel dat werkt als een trechter. ‘We kijken eerst wat we met technologie kunnen doen, dan wat de omgeving van een cliënt kan doen, vervolgens wat een niet-zorgmedewerker kan doen, en ten slotte wat een zorgmedewerker moet doen.’
Kleine stapjes
Met het model startte ORO in de tweede fase een kleine proef met een aantal cliënten. Van Eemeren: ‘Ik denk dat dat een van de belangrijkste succesfactoren is. Dat we kleine stapjes gemaakt hebben. We begonnen met een kleine club, een medewerker, een wijkmanager en de directeur zorg. Toen de proef geslaagd was, betrokken we OR, CCR en de brede MR erbij. Maar nog steeds hielden we het klein. We zeiden: we hebben een gedachte, niet meer dan dat, die willen we toetsen. Wel benoemden we ook steeds dat er veel op de zorg afkomt, en dat we daar wel over na moeten denken met zijn allen.’
De proef leverde ook weer verbetering van het model op. Zo bleek het wenselijk om zo veel mogelijk informatie uit bestaande systemen te halen, en moest het instrument om de behoeften van de cliënten in kaart te brengen, wat uitgebreid worden.
De wereld aan mogelijkheden
Van Eemeren: ‘Daarna volgde de derde fase waarin we een jaar lang een pilot draaiden op een locatie. Daar hadden we een wijkmanager, een team en een cliëntenraad die wel nieuwsgierig waren naar de mogelijkheden van het nieuwe model.’ En die mogelijkheden bleken legio. Van een cliënt die niet zelfstandig naar de winkel kon lopen, maar samen met een andere cliënt wel. Tot het organiseren van een complete afvalverwerkingsdienst op het terrein. ‘Cliënten wilden heel graag iets zinvols doen, het liefst óp het terrein. Daar kwam een paar keer per week een vuilniswagen. Nu hebben we een eigen afvalverwerker, en de cliënten halen de vuilnis met zo’n elektrisch wagentje op. De cliënten zijn echt een stuk gelukkiger nu, het is beter voor het milieu dat die vrachtwagens niet hoeven te rijden en het scheelt ons bijna veertigduizend euro per jaar.’ Hoe zij dit doen, zie je in onderstaande video.
Dat laatste – de besparing – is overigens een gevoelig onderwerp. ‘Dat is de tweede les die we leerden. Zet altijd de inhoud voorop. Ik heb ooit ergens geschreven dat deze nieuwe manier van werken een besparing op kon leveren, en vanaf dat moment gingen discussies in een keer allemaal over geld. Terwijl dat helemaal niet belangrijk was. Ik had steeds die cliënt met die app uit het begin in mijn hoofd.’
Loslaten en kritisch denken
Zo leerde ORO meer. Dat anders werken vooral een kwestie van mindset is bijvoorbeeld. ‘We hadden een cliënt die op de externe dagbesteding appels schilde voor in taarten. Kwam ie thuis, ging de begeleiding een appeltje voor hem schillen, omdat hij dat zelf niet zou kunnen. Zorgmedewerkers willen heel graag zorgen. Dat is ook logisch, en goed. Maar soms moet je ook loslaten, en kritisch en anders denken. Dat maken we nu bij intakegesprekken vanaf het begin ook duidelijk aan cliënten en verwanten: jouw behoeften staan centraal, maar dat betekent niet dat alles kan. We zijn een zorgorganisatie. Dat anders denken moet je ook structureel op een overlegagenda zetten, anders zakt het weg, hebben we gemerkt.’
Uit de pilot bleek dat 80 procent van de behoeften van cliënten op een andere manier op te lossen is dan met een zorgmedewerker. Van Eemeren: ‘Tegelijkertijd zien we dat die oplossingen dan nog vooral gaan om de behoeften uit het zorgplan. Op het gebied van dagelijkse handelingen, zoals opstaan, eten, wassen is nog steeds ruimte voor verbetering.’ Daar gaat ORO nu mee aan de slag.
Eerste hulp bij roosterproblemen
Van Eemeren: ‘We hebben het Huis van de Toekomst toegevoegd aan een toolbox met instrumenten. Daar zit ook FOCUS in, het project waarmee we tweede werden tijdens de VG-Hackathon in 2021. FOCUS neemt juist de behoefte van de medewerker als uitgangspunt. Wat wil je, en wat heb je nodig om je werk goed te kunnen doen? Ook hebben we een innovatieteam opgericht. Al onze locaties kunnen hulp vragen aan dit team als ze tegen een code-roodachtige toestand aanlopen met hun roosters. Het team helpt dan om op een andere manier de zorg te organiseren, zodat er minder zorgmedewerkers nodig zijn. Uiteindelijk willen we dat er over twee jaar 25 procent minder zorgmedewerkers nodig zijn. En dat al onze cliënten net zo enthousiast zijn als de jongen uit het allereerste voorbeeld.’
