Winnaar van de VG-Hackaton 2021 was het team dat Ready-Set-Go wilde ontwikkelen: een technologische innovatie die ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers op een locatie direct de informatie krijgen die ze nodig hebben. De ontwikkeling van deze innovatie is een volgende fase ingegaan, vertellen Tara Verstappen en Martin van Veluw van ’s Heeren Loo.
Zorgmedewerkers moeten worden toegerust met de meest actuele informatie
‘Je wilt een zorgmedewerker anno nu niet met een pijl en boog het veld in sturen’, zegt Van Veluw. ‘Hij moet toegerust zijn met de meest actuele informatie.’ Maar welke informatie heeft iemand nodig die voor het eerst een locatie binnenloopt? Om daarachter te komen, organiseerde ’s Heeren Loo een aantal sessies met interne en externe flexmedewerkers.
Informatie over cliënten het meest belangrijk: wat wil hij of zij?
De informatie waaraan flexwerkers het meest direct behoefte blijken te hebben, gaat over de cliënten. ‘Denk bijvoorbeeld aan de do’s en de don’t’s’, zegt Verstappen. ‘Je wilt weten dat op een bepaalde kamer iemand ligt te slapen die graag wil dat je hem voorzichtig wakker maakt. Kan hij daarna zelf zijn ontbijt maken, of niet? Hoe zit het met tandenpoetsen? Is iemand bang voor honden? Wanneer deze informatie gemist wordt, kan het gevolg soms te groot zijn. Zulke informatie wil je dus in één oogopslag kunnen zien.’
Maar ook informatie over collega’s en de locatie
Vaak zit die informatie al in het elektronisch cliëntendossier, maar niet iedere flexwerker heeft daar altijd direct toegang toe. En behalve informatie over de cliënten, wil je ook weten welke collega’s je gaat tegenkomen en in wat voor soort woning je aan de slag gaat: het locatieprofiel. Verstappen: ‘Het is onze droom dat we die informatie kunnen koppelen aan de werktijden van een flexmedewerker, zodat diegene op het juiste moment toegang heeft tot de juiste informatie. Met een tijdgebonden code, krijgt een flexwerker daar straks toegang toe.’
Wireframes gereed, op zoek naar leverancier
Op basis van de uitkomsten de sessies en in co-creatie met belanghebbenden ontwikkelde ’s Heeren Loo zogeheten wireframes, een soort bouwtekeningen hoe informatie wordt weergegeven. Met deze wireframes gaan de ontwikkelaars nu op zoek naar leveranciers: wie is de meest geschikte partij om deze app mee te gaan ontwikkelen? In april, tijdens een eindpresentatie van de VG Hackaton, willen de ontwikkelaars een eerste prototype laten zien.
Informatie moet up-to-date zijn
De ontwikkeling van de software is niet de enige uitdaging die er ligt, legt Van Veluw uit. ‘De informatie in de systemen moet straks ook voortdurend up-to-date zijn.’ Verstappen vult aan: ‘Dat betekent ook dat alle belangrijke informatie op de locaties digitaal gedeeld moet worden. Een geeltje ophangen dat iemand morgen wil uitslapen, daar heb je dan weinig aan.’
‘s Heeren Loo en sectorbrede toepassing
De output van de sessies met de flexwerkers, wordt ook beschikbaar gesteld aan andere zorgorganisaties. Hierin werkt ’s Heeren Loo nu onder andere samen met Ons Tweede Thuis. Uiteindelijk zal deze blauwdruk sectorbreed beschikbaar komen en draagt het daarmee, volgens Van Veluw, bij aan het doel dat iedere (flex-)medewerker in Nederland beschikt over de juiste informatie vóór en tijdens de eerste dienst op een voor hem of haar nieuwe locatie, zodat het werk ontspannen gedaan kan worden.
