‘Een rapportage moet niet het schriftje van de dagopvang worden’

Veldwijk: ‘Ik was enorm blij met de pilot. We hebben het als team wel vaker gehad over hoeveel we willen rapporteren, maar nooit zo structureel als nu. Het uitgangspunt was echt: we schrijven alléén op waar de zorg zéker baat bij heeft. En dan blijkt dat er best veel weggelaten kan worden.’  Klunder: ‘En het bijzondere is dat dat vooral gaat over dingen die we onszelf opgelegd hebben. Ja, er is ook veel regelgeving, er moet ook veel vastgelegd worden omdat externe partijen dat willen, maar blijkbaar doen we dat zelf ook.’

Gewoon vragen

Veldwijk: ‘Vooral de dagrapportages over cliënten stonden soms eigenlijk te vol met onnodige informatie. Hartstikke leuk dat jij met een cliënt een film hebt gekeken of hem hebt voorgelezen, maar het kost je wel tijd om dat op te schrijven, en het kost je collega tijd om het te lezen. Bovendien gaat het ten koste van de nieuwsgierigheid. Als je al gelezen hebt dat een cliënt een film heeft gekeken, ben je minder geneigd om gewoon te vragen wat-ie gisteren heeft gedaan.’

Klunder: ‘Bij ons was de constatering: nergens staat dat we zo uitgebreid moeten rapporteren, maar we doen het toch. Om onszelf in te dekken, of omdat we ervan overtuigd zijn dat het zo hoort, omdat we al onze collega’s dat ook zo zien doen. Of omdat we denken dat de familie van een cliënt het allemaal graag wil weten. Uit deze pilot blijkt voor ons in ieder geval dat dat vaak misvattingen zijn. Natuurlijk moet je collega’s aan de voorkant meenemen als je anders gaat rapporteren, maar de meesten waren na twee weken super enthousiast.’

Wat dan wel?

Veldwijk: ‘Het is wel spannend voor de teams om minder op te schrijven. Het is moeilijk in te vullen wat je precies nog wél wilt rapporteren. De 'tenzij' is lastig voor collega's, omdat de tenzij niet voor iedere cliënt hetzelfde is. Daar moet je het dus over hebben met elkaar. En ook met familie van cliënten.’

Klunder: ‘Nu schrijven collega’s alleen nog op wat belangrijk is voor de voortgang op de doelen van de cliënt, of wat belangrijk is voor de overdracht. En collega’s zijn met elkaar in gesprek over wat er te veel gerapporteerd wordt, en wat er mist in de rapportage. Dat moeten we ook volhouden, want het is altijd verleidelijk om een regeltje toe te voegen ‘voor de zekerheid’.  Maar voor je het weet, ben je weer alinea’s vol aan het schrijven, omdat degene vóór jou dat ook weer deed.’

Meer lucht

Veldwijk: ‘Je moet er inderdaad scherp op blijven. Maar het algemene gevoel is glashelder, collega’s ervaren veel meer lucht. Vooral als ze een paar dagen weg zijn geweest, zijn ze veel sneller bijgelezen dan voorheen. En kunnen ze dus ook veel sneller bij cliënten zijn.’

Klunder: ‘En daar bespaar je echt geen uren per dag mee, maar toch. De werkdruk in de gehandicaptenzorg is echt te hoog om onnodig achter je laptop te kruipen om te schrijven of te lezen. Elk kwartiertje helpt, horen we terug. Ook van cliënten. Zij geven aan dat ze medewerkers vaker zien. En daar zijn ze blij mee!’