Estinea zet met het Kwaliteitskompas in op lerend verbeteren: ‘Verhalen geven gezicht aan kwaliteit’

Van verantwoordingsmoetje naar waardevol leerproces

'Een jaar of 5 geleden was de kwaliteitsrapportage een moetje,' vertelt Thomas ter Brake, een van de zeven regiomanagers bij Estinea. 'Het kwaliteitsrapport werd in november en december gemaakt, vooral bedoeld voor externen. Nu leeft het kwaliteitsproces het hele jaar door in de organisatie. Iedereen voelt zich eigenaar van hoe we samen werken aan kwaliteit.'

Samen met Juliette Vaal, adviseur kwaliteit en veiligheid, was hij nauw betrokken bij het herontwerpen van de kwaliteitscyclus. Zowel de inzichten uit het programma Vernieuwend Verantwoorden als het geactualiseerde kompas vormden hiervoor een belangrijke basis.. Het doel: niet langer rapporteren óver kwaliteit, maar leren ván kwaliteit.

Een verhaal zegt meer dan cijfers

Estinea werkt vanuit het principe dat verhalen uit de praktijk waardevolle inzichten bieden – inzichten die je niet altijd terugziet in cijfers. 'Kwaliteit zit in kleine dingen,' zegt Vaal. 'Bijvoorbeeld het verschil in communicatie vóór en na de opening van een nieuwe locatie, dat voor ouders verwarrend bleek. Zulke signalen haal je niet uit een dashboard, maar uit gesprekken met mensen.'

Verhalen worden nu door het jaar heen opgehaald in gesprekken met medewerkers, cliënten en hun netwerk. Die verhalen worden vervolgens besproken tijdens viermaandelijkse bijeenkomsten en vormen de bouwstenen voor het kwaliteitsbeeld. Deze constante dialoog maakt het eenvoudiger om thema’s vroegtijdig te signaleren en bij te sturen. 'Via de verhalen komen we in gesprek over uitgangspunten die eerder niet zo zichtbaar waren, of over processen die verbeterd kunnen worden. Daar zit de meerwaarde.'

De rol van Estinea’s eigen kwaliteitskompas

Centraal in deze vernieuwde werkwijze staat het Estinea-Kwaliteitskompas, gebaseerd op het KKGHZ (link), speciaal ontwikkeld voor de medewerkers. Het Estinea-kompas richt zich op thema’s die elk team aangaan: Zorg en ondersteuning, Medewerkers en Middelen. In elk team coördineren  begeleiders het werken met het kompas. Regiomanagers voeren jaarlijks gesprekken aan de hand van het kompas. In de voorbereiding hierop geven de begeleiders bij het thema een kleurcodering: rood, oranje of groen. Dat is de start voor gesprek. 

'Het gaat niet om het label,' benadrukt Ter Brake, 'maar om het goede gesprek: waar staan we nu, waar willen we naartoe, en wat moeten we doen om daar te komen?' Na deze gesprekken worden inzichten direct gedeeld en verbeterpunten samen met het team opgepakt. Zo blijft de verantwoordelijkheid voor kwaliteit dicht bij de mensen waarover het gaat, en ontstaat een gevoel van eigenaarschap in het hele team. 

Bundeling van verhalen: gezicht geven aan onderwerpen

Estinea heeft de werkwijze rond het traditionele kwaliteitsrapport omgedraaid. De digitale kwaliteitskrant bundelt de verhalen die gedurende het jaar al zijn besproken. De verhalen leven dus al in de organisatie en komen ook terug in het dagelijks werk én tijdens speciale themabijeenkomsten.  Het maken van een jaarlijkse ‘foto’ geeft aanleiding voor een overkoepelende reflectie op de vraag: zijn we op de goede weg? En is daarmee van waarde. 'De verhalen geven een gezicht aan de onderwerpen die ertoe doen,' vertelt Vaal. 'We willen weten wat goed gaat, maar vooral ook wat beter kan. Daar willen we van leren, samen met cliënten, hun familie en collega’s.'

We willen weten wat goed gaat, maar vooral ook wat beter kan. - Juliette Vaal, adviseur kwaliteit en veiligheid

Samen leren, samen verbeteren

Wat maakt deze aanpak succesvol? Volgens Estinea is het vooral belangrijk om het kwaliteitsproces echt te integreren in het dagelijks werk. 'Kwaliteit is niet iets wat je achter je bureau opschrijft,' aldus Vaal. 'Je moet de organisatie in, in gesprek met mensen. Dat kost tijd, maar het loont – in kwaliteit én in werkplezier.'

Een duidelijke visualisatie van de jaarcyclus hielp om collega’s mee te krijgen in de verandering. Ook het feit dat regiomanagers nu medeverantwoordelijk zijn voor delen van de kwaliteitsverantwoording draagt bij aan draagvlak en verdieping. 'Het is niet meer alleen iets van de kwaliteitsadviseur; zo’n verhaal leeft binnen een team en wordt nu ook daar gedeeld en besproken. Daar leren we van.'

Tot slot: tips voor andere organisaties

Wat kunnen andere zorgorganisaties leren van Estinea? Volgens Ter Brake en Vaal is het vooral een kwestie van beginnen. 'Gewoon doen, oefenen, volhouden en zorgen dat het gesprek over kwaliteit breed gevoerd wordt – niet alleen binnen de staf - beleidsmensen, kwaliteitsfunctionarissen, communicatiemedewerkers - maar vooral met de mensen in de teams. En wees niet bang om het proces stap voor stap te ontwikkelen zonder precies te weten waar je samen uit komt. Vertrouw op het olievlekprincipe: één goed gesprek kan al beweging brengen in een heel team.'

Eén goed gesprek kan al beweging brengen in een heel team. - Thomas ter Brake, regiomanager

Verder lezen

• Lees hier alles over het Kwaliteitskompas Gehandicaptenzorg 2023 - 2028
• Bekijk hier de Kwaliteitskrant van Estinea uit 2024
• Bekijk hier het video-voorwoord van Estinea voor hun Kwaliteitskrant

Ook een goed voorbeeld delen? 

Al vele jaren werken organisaties in de gehandicaptenzorg op vernieuwende manieren aan de kwaliteit van zorg en ondersteuning, met behulp van het Kwaliteitskompas Gehandicaptenzorg. Organisaties geven hier elk op een unieke manier invulling aan. Om van elkaar te leren en elkaar te inspireren, deelt de VGN bijzondere initiatieven. 

Ook een mooi voorbeeld delen van vernieuwend werken met het Kwaliteitskompas? Mail naar communicatie@vgn.nl.