Online- en game-based assessments bij werving en selectie: dit zijn de privacyregels

De uitkomst van zo’n assessment kan bepalend zijn voor de beslissing van een werkgever, bijvoorbeeld of een sollicitant wordt uitgenodigd voor een vervolggesprek. In sommige gevallen is er dan sprake van een geautomatiseerd besluit. Hiervoor gelden specifieke regels op grond van artikel 22 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Onderzoek naar digitale assessments

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft onderzoek gedaan naar het gebruik van online- en game-based assessments in sollicitatieprocedures. Werkgevers laten zulke assessments vaak uitvoeren door een externe partij. De uitkomst, zoals een score, advies of oordeel, kan vervolgens een belangrijke rol spelen bij de uiteindelijke beslissing van de werkgever.

Geautomatiseerde besluitvorming kan verschillende risico’s met zich meebrengen. Bijvoorbeeld wanneer:

• de uitkomsten niet accuraat of betrouwbaar zijn
• de test niet goed kan voorspellen of iemand geschikt is voor een functie
• er onbedoeld discriminerende effecten optreden 
• wanneer besluiten worden gebaseerd op onjuiste of verouderde gegevens

Werkgevers en assessmentbureaus moeten deze risico’s herkennen en passende maatregelen nemen om ze te beperken.

Wanneer is een geautomatiseerd besluit toegestaan?

Werkgevers en assessmentbureaus mogen niet zomaar geautomatiseerde besluiten nemen over sollicitanten wanneer deze besluiten rechtsgevolgen hebben of iemand in aanmerkelijke mate treffen, zoals bij een afwijzing in een sollicitatieprocedure. Dat mag alleen onder bepaalde voorwaarden.

Een geautomatiseerd besluit kan bijvoorbeeld zijn toegestaan wanneer dit noodzakelijk is voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst met de sollicitant. Werving en selectie zijn gericht op het tot stand brengen van een arbeidsovereenkomst, waardoor deze uitzondering in de praktijk vaak wordt gebruikt. Organisaties moeten dan wel kunnen aantonen dat het geautomatiseerde besluit echt noodzakelijk is en dat er geen minder ingrijpende alternatieven beschikbaar zijn.

In sommige gevallen kan ook uitdrukkelijke toestemming van de sollicitant een grondslag zijn. In de praktijk is dat echter minder vanzelfsprekend, omdat er vaak sprake is van een ongelijke verhouding tussen werkgever en sollicitant. Toestemming is alleen geldig wanneer deze daadwerkelijk vrij kan worden gegeven en wanneer het weigeren van toestemming geen negatieve gevolgen heeft voor de sollicitant.

Wat organisaties moeten regelen

Wanneer organisaties gebruikmaken van geautomatiseerde besluitvorming in assessments, moeten zij maatregelen nemen om de rechten van sollicitanten te beschermen. Dat betekent onder meer dat zij een duidelijke interne procedure moeten hebben waarin staat hoe sollicitanten hun rechten kunnen uitoefenen.

Sollicitanten moeten bijvoorbeeld de mogelijkheid hebben om een geautomatiseerd besluit aan te vechten, hun standpunt toe te lichten en te vragen om een betekenisvolle menselijke beoordeling. Wanneer een sollicitant hierom verzoekt, moet een beoordelaar de zaak opnieuw bekijken en daarbij alle relevante informatie meenemen.

Daarnaast moeten organisaties sollicitanten duidelijk informeren over het gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Kandidaten moeten weten dat een online- of game-based assessment deel uitmaakt van de procedure en dat daarbij mogelijk automatische besluiten worden genomen. Ook moet in begrijpelijke en toegankelijke vorm worden uitgelegd hoe zo’n beoordeling tot stand komt en wat de mogelijke gevolgen kunnen zijn, bijvoorbeeld een afwijzing of een uitnodiging voor een vervolggesprek.

Wanneer is sprake van een geautomatiseerd besluit?

Bij het gebruik van digitale testinstrumenten kan al snel sprake zijn van een geautomatiseerd besluit in de zin van de AVG. Dit is het geval wanneer een score volledig automatisch tot stand komt, dus zonder menselijke tussenkomst, en die score juridische gevolgen heeft of een sollicitant in aanmerkelijke mate raakt.

Wanneer zo’n score bijvoorbeeld bepaalt of een sollicitant doorgaat naar een volgende ronde of wordt afgewezen, kan dit worden gezien als een geautomatiseerd besluit. In dat geval mogen organisaties het systeem alleen gebruiken wanneer zij zich kunnen beroepen op een van de uitzonderingen uit artikel 22 van de AVG.

Wanneer is geen sprake van een geautomatiseerd besluit?

Er is mogelijk geen sprake van een geautomatiseerd besluit wanneer er betekenisvolle menselijke tussenkomst is in het besluitvormingsproces. Dat betekent dat een beoordelaar daadwerkelijk een eigen afweging kan maken en de uitkomst van het systeem kan aanpassen of overrulen.

De beoordelaar moet daarvoor voldoende kennis hebben van de werking van het systeem en bevoegd zijn om de uitkomst te wijzigen. Wanneer iemand slechts formeel betrokken is bij het proces, maar de uitkomst van het systeem altijd moet volgen, is er geen sprake van betekenisvolle menselijke tussenkomst.

AI en toekomstige regelgeving

Voor online- en game-based assessments die gebruikmaken van AI-systemen gaan vanaf 2 augustus 2026 aanvullende transparantie-eisen gelden op grond van de Europese AI-verordening. Aanbieders moeten hun systemen zo ontwerpen dat duidelijk is voor sollicitanten dat zij met een AI-systeem te maken hebben.

Meer informatie

Meer informatie over de regels voor online- en game-based assessments en geautomatiseerde besluitvorming bij sollicitaties staat op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.