Van innovatie naar impact: wat is er nodig om zorgtechnologie echt te laten landen?

In de podcastserie Van innovatie naar impact, een initiatief vanuit de Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg 2, gaan bestuurders, innovatiemanagers en andere betrokkenen uit zowel de gehandicaptenzorg als de ouderen- en ziekenhuiszorg hierover met elkaar in gesprek. Hoewel de sectoren van elkaar verschillen, staan ze voor dezelfde uitdagingen. De eerste twee afleveringen laten een belangrijke rode draad zien: de grootste uitdaging zit meestal niet in het vinden van innovaties, maar in het duurzaam implementeren, borgen en opschalen ervan. Een succesvolle pilot is immers nog geen garantie is voor blijvende impact.

Begin niet alleen met technologie

Een belangrijke les uit de eerste aflevering is dat technologie nooit het vertrekpunt mag zijn. Het begint niet met de vraag welke innovaties beschikbaar zijn, maar met de behoeften van cliënten en medewerkers en de maatschappelijke uitdagingen die een oplossing vragen. Technologie is daarbij een hulpmiddel, geen doel. Julianne Meijers, bestuurder bij gehandicaptenzorgorganisatie Bartiméus beaamt dit: “We moeten beginnen bij: wat is de vraag die we willen oplossen? De vraag van onze bewoners of de vraag van onze medewerkers? En daar moeten we oplossingen bij zoeken. Maar we moeten niet zomaar gaan kijken naar: wat is er allemaal op de markt en wat kunnen we gebruiken.” Organisaties die vanuit een concrete vraag starten, vergroten de kans dat oplossingen daadwerkelijk aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Raisa Bax, programmamanager innovatie bij Ons Tweede Thuis vult aan: “En jezelf continu blijven afvragen: voldoet het nog aan de criteria die ik voorafgaand hebt gesteld? Dus komen we er gaandeweg achter dat een oplossing voor niet zoveel mensen bruikbaar is dan moet je ook durven zeggen: dan stoppen we ermee.” Een kritische houding naar de gebruikersvriendelijkheid van de technologie en goede afstemming met de leverancier helpt ook, zeker bij AI toepassingen die nu in de start up fase zitten.

Een succesvolle pilot is pas het begin

Veel innovatietrajecten stoppen precies op het moment dat het interessant wordt. Een pilot levert positieve resultaten op, medewerkers zijn enthousiast en cliënten ervaren meer regie. Toch blijkt de stap naar structureel gebruik vaak lastig. In de eerste podcastaflevering wordt duidelijk dat implementeren iets anders vraagt dan experimenteren. Dan komen vragen op tafel als: wie is eigenaar? Hoe worden medewerkers ondersteund? Hoe wordt de innovatie onderdeel van werkprocessen? En wat gebeurt er als het initiële enthousiasme afneemt?

“Wat we hebben geleerd is dat we van innovatie een programma moeten maken waarin we duidelijke keuzes durven te maken”, vertelt Julianne. “Dit zijn de onderwerpen waarvan we als MT gezegd hebben: die we willen implementeren, en daarvoor kiezen we bewust. Het gaat om een beperkte set, waarbij we alle ondersteunende disciplines betrekken die nodig zijn voor de uitvoering. Daarmee maken we hen ook medeverantwoordelijk." Raisa beaamt dit en voegt toe: “Zorg dat je het op verschillende lagen binnen je organisatie wegzet en organiseert.” 

Opschalen vraagt een organisatiebrede aanpak

De tweede aflevering borduurt hierop voort. Zelfs wanneer een implementatie succesvol is, betekent dat nog niet dat de innovatie organisatiebreed wordt gebruikt. De stap naar grootschalig gebruik vraagt iets fundamenteel anders. Opschalen vraagt een andere manier van organiseren. Niet alleen innovatiemedewerkers zijn aan zet, maar ook bestuurders, managers, zorgprofessionals, ondersteunende diensten, cliënten en naasten. Opschalen gaat daarmee niet over het kopiëren van een succesvolle pilot. Het gaat over het aanpassen van processen, verantwoordelijkheden, leiderschap en cultuur.

In het UMC Utrecht zijn mooie resultaten behaald met een innovatief no-showvoorspelmodel. Dit model voorspelt welke patiënten mogelijk niet op hun afspraak verschijnen. Ilse Kant, hoofd afdeling AI en digitale zorg: “Wat uiteindelijk ook belangrijk is, is dat je het opschalingsproces goed georganiseerd hebt. Er moet een duidelijke eigenaar zijn die niet alleen vanuit het eigen team denkt, maar vanuit het belang van de hele organisatie. Daarnaast is het belangrijk dat de mensen voor wie we dit doen er zelf ook achter staan en de meerwaarde ervan zien. Verder moeten er voldoende tijd en ruimte zijn om te experimenteren, te leren en ervaring op te doen. Goede begeleiding is daarbij onmisbaar. Medewerkers moeten goed worden opgeleid en ondersteund in het werken met nieuwe technologie. Implementeren en opschalen gaat ook heel erg over mensen en verandering en ze meenemen daarin. En daar is tijd voor nodig en dus ook capaciteit. Dat wordt heel vaak onderschat.”

Bij InteraktContour worden mensen met Niet-Aangeboren Hersenletsel geholpen met slimme technologische oplossingen, zoals een slaaprobot, een noise-cancelling koptelefoon of een robotstofzuiger. Dankzij deze innovaties kunnen zij langer zelfstandig thuis blijven wonen. Maar met zoveel verschillende technologieën moeten medewerkers ook van een hoop innovaties wat afweten. Dat vraag nogal wat tijd, om je al die technologieën eigen maken. Kan dat wel? Suzanne van de Voorde – Eikenaar, programmamanager: “Bij Interakt is ervoor gekozen om te werken met een innovatie budget. Vanuit dat budget worden de uren van de medewerkers van de werkvloer bekostigd die zij nodig hebben voor training en ondersteuning. Dit geeft ook een heel duidelijk signaal af aan medewerkers: wij vinden dit heel belangrijk dus we maken er middelen voor vrij.” 

Innovatie is een bestuursvraagstuk

Wat opvalt in beide afleveringen is dat succesvolle innovatie niet kan worden belegd bij één afdeling of projectteam. Wanneer technologie, data en AI daadwerkelijk impact moeten maken, vraagt dat keuzes op strategisch niveau: Welke maatschappelijke opgaven willen we oplossen? Waar zetten we schaarse capaciteit op in? Hoe zorgen we voor structurele financiering? Hoe organiseren we eigenaarschap? Welke innovaties verdienen het om op te schalen? Daarmee verschuift innovatie van een project naar een organisatieopgave.

Suzanne: “We werken met een strategie-eigenaar in het MT, terwijl ik als programmamanager opdrachtgever ben voor de projecten die door een heel team van projectleiders wordt uitgevoerd. Die governance hebben we de afgelopen periode verder aangescherpt en we blijven ontwikkelen hoe dit voor ons het beste werkt." 

Structurele financiering en leiderschap

In de laatste aflevering van Van innovatie naar impact staat daarom misschien wel de belangrijkste vraag centraal: hoe zorgen we ervoor dat innovaties niet afhankelijk blijven van alleen enthousiasme en een paar kartrekkers, maar duurzaam onderdeel worden van de manier waarop we zorg organiseren? Te gast zijn Hanno Brandsema, bestuurder bij gehandicaptenzorgorganisatie Ipse de Bruggen en Agathe Oude Veldhuis, lid directieteam van ouderenzorgorganisatie Zorggroep Sint Maarten over de noodzaak van structurele financiering en leiderschap. 

Veel toepassingen worden nu nog betaald uit tijdelijke subsidies en innovatiebudgetten. Dat werkt voor experimenteren, maar niet voor technologie die blijvend wordt ingezet. Kosten betreffen niet alleen de aanschaf van technologie of licentiekosten. Maar ook beheerkosten, extra ICT kosten en kosten om ervoor te zorgen dat medewerkers nieuwe werkwijzen als nieuwe werkprocessen omarmen en borgen. Daarom moeten zorgorganisaties al bij de start nadenken over structurele financiering. Hanno stelt: “Als organisatie moeten we intern goed kijken hoe we al deze kosten kunnen financieren, daar hebben we zelf iets in te doen. Maar wil je zorgtechnologie structureel onderdeel maken van de zorg en ondersteuning dan kan je dat niet van zorginstellingen alleen vragen. Dan vraagt het echt om een andere manier van kijken naar hoe hebben wij als sector de financiering van die zorg georganiseerd.”

Naast businesscases en financiële uitdagingen komt in deze aflevering ook leiderschap en eigenaarschap aan de orde.
De belangrijkste conclusie? De grootste uitdaging is niet de technologie zelf, maar de organisatie eromheen. Je hebt daarbij alle niveaus in je organisatie nodig: strategisch, tactisch en operationeel. En het gaat niet vanzelf; je moet het organiseren. Pas als financiering, eigenaarschap en werkprocessen goed geregeld zijn, wordt zorgtechnologie echt onderdeel van de dagelijkse praktijk.

Van losse initiatieven naar duurzame verandering

De lessen uit de podcastserie sluiten aan bij een bredere beweging in de gehandicaptenzorg. De sector zoekt steeds meer naar manieren om bewezen technologie niet alleen te introduceren, maar ook duurzaam te verankeren. 

Wil je zelf als organisatie meer aandacht besteden aan opschaling van innovaties? Binnen de Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg 2 is de Gids Opschalen ontwikkeld. Deze gids wijst programmamanagers, MT-leden en bestuurders op wat hen én de organisatie te doen staat bij het opschalen van technologie. De verhalen uit de podcast brengen de informatie uit de gids tot leven. 

De podcastserie ‘Van innovatie naar impact’ is onderdeel van de Innovatie-impuls gehandicaptenzorg 2 (IIG-2). De Innovatie-impuls is een programma van het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport. Het programma wordt uitgevoerd door Vilans, in samenwerking met Academy Het Dorp. 

Heb je vragen over de podcast of de Gids opschalen? Neem dan contact op met Odile Smeets, coördinator advies implementatie en opschaling zorgtechnologie bij de Innovatie-impuls.