Het team van Hey-ECD was tijdens de VG Hackathon één van de winnaars. Daardoor konden zij met hulp van een procesbegeleider aan de slag met de uitwerking van hun oplossing. Team Hey-ECD wil op een intuïtieve manier spraakgestuurd gaan rapporteren zodat zorgprofessionals tijd besparen. Meer tijd voor zorg dus! Han Buruma, werkzaam bij Vanboeijen en onderdeel van het team, vertelt hoe de ervaringen tot nu toe zijn.
Je wint een na-traject tijdens de VG Hackathon en dan?
Han: “We hebben al verschillende fases doorlopen. Het begon natuurlijk tijdens de Hackathon waar we als team voor het eerst bij elkaar kwamen. Met mensen vanuit meerdere organisaties, namelijk Visio, Cosis, De Zijlen en Vanboeijen, was dat even aftasten maar het ging heel goed. Na het winnen van de prijs zijn we verder gegaan. We keken naar de teamontwikkeling en wie er mee wilden doen om het idee verder uit te werken. Dat ging vlot en het lukte ook om drie begeleiders enthousiast te krijgen om mee te doen.”
Beginnen met onderzoeken
“Nadat ons team compleet was en we deelnamen aan de eerste expertsessie over het toetsen van aannames, begonnen we met ons onderzoek. We haalden informatie op over spraakgestuurd rapporteren. We interviewden onze ECD-leverancier Nedap over de ontwikkelingen en tips en tricks. Daarnaast hadden we contact met een andere leverancier Attendi. Dit bedrijf heeft een veilige speech to text tool gemaakt. Voor ons was het heel interessant om met hen te spreken over deze tool en de mogelijkheden om een pilot te doen.”
Het onderzoek vond niet alleen buiten de grenzen van de organisaties plaats. “We vonden het belangrijk om een goed beeld te hebben over hoe de werkvloer ons idee beleeft. Dit toetsten we via een online enquête bij begeleiders binnen onze organisaties. Tijdens een tweede expertsessie met de Rabobank over het businessmodel maakten we aantoonbaar dat ons plan rendabel is. Alle opgehaalde informatie hebben we via een strip visueel gemaakt. Die gebruiken we om meer mensen te vragen wat zij van het idee vinden, om te toetsen in de praktijk. Alle onderzoeken en opgehaalde info leverde vooral veel inzichten op die we vervolgens goed kunnen gebruiken in de pilots. Bijvoorbeeld dat inspreken van berichten een vaardigheid is die je moet leren.”
In de actiestand
“We staan nu aan de rand van fase twee. Na al het onderzoek is het tijd om in de actiestand te gaan. Met Attendi starten we pilots op. Dit bereiden we nu voor. Bijvoorbeeld door het bij elkaar brengen van onze ICT-afdelingen. Zodat ook zij kennis over de tool kunnen uitwisselen en te kijken hoe de tool later binnen onze ECD’s geïmplementeerd kan worden. Met het testen willen we klein beginnen binnen één of twee teams van onze organisaties, de teams van de begeleiders in ons team. Zij zijn al betrokken en enthousiast. En dan moet de praktijk uitwijzen hoe ons idee uitpakt en of we spraakgestuurd rapporteren uiteindelijk het nieuwe normaal wordt. Maar dat laatste is echt iets voor later.”
Wat levert een bredere samenwerking op?
“Heel veel! Tijdens het ontwikkeling van het idee denk je, we kunnen alles zelfs doen zoals het testen en de uitrol. Maar dat kan niet en naarmate het proces vorderde, is ook onze rol veranderd. Wij bewaken het proces en toetsen het idee. Maar voor verdere ontwikkeling hebben we anderen nodig. Zoals dus de ICT-afdelingen, leveranciers, begeleiders en later digicoaches. En voorafgaand aan het proces heb je de raad van bestuur nodig die commitment geeft. Die zijn nog steeds aangehaakt en zien het belang. Hierdoor kunnen we stappen blijven maken.”
“De samenwerking tussen de vier organisaties vindt nu plaats via ons projectteam. Ik ben wel benieuwd hoe het straks gaat als we het idee breder binnen onze organisaties opzetten. Dat vraagt veel coördinatie. Maar we zien veel enthousiasme dus ik heb er vertrouwen in. We kunnen nu naar een fase waarin we concreter gaan worden.”
Hoe zie je dat voor je?
“Nou in het proces realiseer je je, we hebben een mooi idee. Maar het is wel veelomvattend. We hebben telkens logische stappen gemaakt want we willen dat Hey-ECD de rapportages goed weergeeft dat moeten we nu goed integreren in de oplossing. We begonnen heel idealistisch met het doel om alle begeleiders te helpen met de tool. Nu zijn we er wel achter dat het al mooi is als we starten met één team. Ik geloof wel echt in de oplossing. Het kan een beweging teweeg brengen binnen onze sector. Daar zet ik mij graag voor in. We willen dat het wat gaat opleveren en dat moeten we bewijzen. Daar begint innovatie mee.”
“En uiteindelijk is het ook gewoon een mooie samenwerking tussen de vier organisaties. Het is leuk om het met elkaar te doen, om met elkaar de inzichten op rapporteren te delen en vanuit een gezamenlijke visie in te steken. Zodat de professionals op de werkvloer en ook cliënten er beter van worden.”
