“Best practices delen om beter decentraal te kunnen plannen”
Zo vat Gerard Kolstein, manager wonen en dagbesteding en trekker van het Praktijknetwerk arbeidstijden en roosteren binnen Koninklijke Visio – Noord Nederland, de pilot samen. “In 2016 hebben we ons planbureau gesloten. We wilden medewerkers en teams de ruimte geven voor eigen regie: zelf plannen binnen beschikbare middelen en zelf verantwoordelijkheid krijgen en nemen.”
Verschillen tussen teams
In de praktijk blijkt dat teams daar heel verschillend mee om gaan, vertelt Gerard. “Teams zijn samen met cliënten en cliëntvertegenwoordigers verantwoordelijk voor het optimaal inzetten van de beschikbare middelen. De balans vinden tussen organisatiebelang en eigen belang is daarbij een belangrijk aandachtspunt. Sommige teams zijn in staat om deze omslag te maken, andere teams vinden het heel lastig. Ze zijn tevreden over het hebben van regie, maar vinden het moeilijk om problemen die ontstaan op te lossen.”
Best practices ontdekken en delen
In de pilot wil Visio inzetten op het ontdekken van best practices. Aart Goedhart, extern adviseur: “Met twaalf teams ga ik aan de slag. Ik bekijk waarom bepaalde teams wel de omslag hebben kunnen maken. En hoe hun succesfactoren gebruikt kunnen worden voor de teams die daar meer moeite mee hebben. Kortom: we willen leren van elkaar en actief op zoek gaan naar ‘dat-wat-werkt’.” Gerard en Aart hopen dat uiteindelijk ook andere teams en locaties van Koninklijke Visio willen profiteren van de best practices. “Motiveren door goede voorbeelden te delen.”
Leren door te doen
De pilot bij Koninklijke Visio – Noord Nederland wordt ingericht als actie-onderzoek. Dat betekent dat teams meteen aan de slag gaan met ideeën, in plaats van deze eerst uit te werken. “Door te doen ontstaan ervaringen, die mee kunnen vallen of tegenvallen,” vertelt Aart. “Vervolgens gaan medewerkers leren van de ervaringen. Hoe ontstond een meevaller en wat veroorzaakte een tegenvaller? Wat kan worden voorkomen, en wat moet juist in gang worden gezet?” Gerard benadrukt dat dit goed past bij de koers die Visio is ingeslagen. “Actie-onderzoek doet een beroep op de eigen regie van medewerkers. Dat is precies wat we bij Visio willen.”
Planning en betrokkenen pilot
In januari 2017 begon Visio met de voorbereidingen. Met het MT is de aanleiding van de pilot besproken evenals hun eigen rol. Inmiddels zijn de eerste bijeenkomsten met de teams gestart. In deze bijeenkomsten kijken de teams onder andere naar een kosten-baten analyse (wat kost de nieuwe manier van werken wat levert deze op?) en naar goede interne voorbeelden van wat werkt bij zelf plannen. Aan het einde van elke bijeenkomst bepaalt het team een experiment voor de daarop volgende periode. De resultaten van deze experimenten bespreken de teams in de tweede bijeenkomst, acht weken later.
De OR en de Cliëntenraad worden geïnformeerd over de voortgang. Daarnaast is aan de OR gevraagd om vragen en signalen die hen bereiken terug te koppen aan projectleider Gerard. Eric van Gelderen, voorzitter van de OR: “De OR vindt het belangrijk dat medewerkers zich eigenaar kunnen voelen van hun eigen rooster en daar zelf, in hun eigen team en met eigen verantwoordelijkheid, invloed op kunnen uitoefenen. Leren van elkaar kan daarbij van groot belang zijn. De organisatie moet dit veranderingsproces goed begeleiden en faciliteren.”
Resultaat door dialoog
Door de dialoog te voeren over het onderwerp, levert de pilot gegarandeerd resultaat op, vertelt Gerard. “We zetten iets in gang, maken zaken bespreekbaar. Hoe een eindproduct eruit komt te zien – we willen immers iets overdragen aan andere teams binnen Visio en aan branchegenoten – weten we nu echter nog niet. Als het maar zorgt voor beweging.”
Koninklijke Visio – Noord Nederland is een van de vierorganisaties die deelnemen aan het Praktijknetwerk arbeidstijden en roosteren. Rond juni volgt een artikel over de voortgang van de pilot.
Auteur: Andrea Hodzelmans
